Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) · Schwerpunkt Immobilien & Buchhaltung

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Schwerpunkt Buchhaltung & Immobilien

Wir sind eine kleine, wachsende Unternehmensgruppe mit Fokus auf Bildungsdienstleistungen, Immobilienverwaltung und Pflegeunterstützung. Unser Team besteht aus engagierten Gründern und externen Partnern – und wir suchen jetzt Verstärkung für die kaufmännische und administrative Steuerung unserer Immobilien und Gesellschaften.

Deine Rolle:

Du unterstützt die Geschäftsführung als rechte Hand für Immobilienverwaltung, Unternehmensführung, Buchhaltung und Büroorganisation – von der Betriebskostenabrechnung über Mieterkommunikation bis zur Vorbereitung von Umsatzsteuervoranmeldungen. Die Stelle ist in Koblenz.

Deine Aufgaben:

• Immobilienverwaltung für unser Portfolio:
• Betriebskostenabrechnungen erstellen und mit Mietern kommunizieren
• Mietverträge, Mietanpassungen und Übergabeprotokolle verwalten
• Besichtigungen koordinieren (ggf. mit Unterstützung der Geschäftsführung)
• Hausmeister und Handwerker disponieren (Instandhaltung, Reparaturen)
• Buchhaltung (Lexoffice) für mehrere Gesellschaften:
• Belege kontieren, Zahlungsläufe vorbereiten
• Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten (umsatzsteuerbefreite und -pflichtige Vorgänge)
• Offene-Posten-Listen führen, Mahnläufe koordinieren
• Ggf. Lohnabrechnung (nach Einarbeitung)
• Büroorganisation & Post:
• Eingangspost der Gesellschaften und der Geschäftsführung digitalisieren und bearbeiten
• Fristen überwachen (Mietverträge, Steuertermine, Versicherungen)
• Gesellschafterkommunikation (Terminabstimmung, Protokolle)
• Kommunikation mit Geschäftspartner*innen und Institutionen
• Vertragsmanagement:
• Mietverträge, Dienstleisterverträge und Übergabeprotokolle erstellen/aktualisieren

Dein Profil:

• ✅ Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau, Immobilienkauffrau, Steuerfachangestellte, Rechtsanwaltsfachangestellte) oder vergleichbare Qualifikation
• ✅ Oder abgeschlossenes kaufmännisches Studium (z.B. BWL, Rechtswissenschaft)
• ✅ Erfahrung mit Buchhaltungssoftware (Lexoffice ideal, aber nicht zwingend – wir schulen ein!)
• ✅ Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise – du arbeitest selbstständig im Home-Office und organisierst dich selbst
• ✅ Führerschein Klasse B und Bereitschaft für gelegentliche Außer-Ort-Termine
• ✅ Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Daten (Kund*innen-, Mieter*innen-, Finanz- und Gesellschafterinformationen)
• ✅ Nice-to-have:
• Erfahrung mit Betriebskostenabrechnungen oder Mietrecht
• Kenntnisse in Umsatzsteuer (insb. §4 UStG – umsatzsteuerbefreite Leistungen)
• Affinität für digitale Tools (Cloud-Speicher, E-Signatur, Ticketsysteme)

Wir bieten:

• 🔹Abwechslungsreiche Aufgaben in einer wachsenden Unternehmensgruppe
• 🔹Faire Bezahlung von 18–22 €/Stunde (je nach Erfahrung)
• 🔹Einarbeitung & Mentoring durch Teamleitung und Geschäftsführung
• 🔹Moderne Arbeitsmittel (Lexoffice, Cloud-Speicher, Kollaborationssoftware)
• 🔹Perspektive: Bei guter Zusammenarbeit Möglichkeit zur Aufstockung der Stunden oder Übernahme weiterer Verantwortung

Rahmenbedingungen:

• Umfang: 30 Stunden/Woche (flexible Zeiteinteilung, Kernzeiten nach Absprache)
• Vertrag: Teilzeit-Anstellung (zunächst 3 Monate Probezeit als Minijob möglich)
• Start: Ab sofort oder nach Vereinbarung

Interessiert?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung (Anschreiben + Lebenslauf) per E-Mail an karriere@rheinische-bildung.de.