Sachbearbeitung WEG- & Mietverwaltung (m/w/d) · Neu Wulmstorf bei Hamburg

Novumstate ist ein innovatives Start-up, das die klassische Hausverwaltung durch Digitalisierung, klare Prozesse und moderne Arbeitsweisen neu denkt. Unser Anspruch: effizienter, transparenter und zukunftssicher verwalten – mit Fokus auf Qualität und Kundenzufriedenheit.

Für unsere Hausverwaltung EKS – Ernst Kröger & Sohn Immobilien GmbH mit Sitz in Neu Wulmstorf, direkt vor den Toren Hamburgs, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Sachbearbeitung (m/w/d) für die WEG- und Mietverwaltung in Teilzeit. EKS betreut Wohnungseigentümergemeinschaften und Mietobjekte in Hamburg und im Umland – persönlich, verlässlich und mit kurzen Wegen. Du arbeitest den Verwalter:innen zu und bist die Schnittstelle zwischen Eigentümer:innen, Mieter:innen, Dienstleistern und der Verwaltung.

Deine Aufgaben

• Telefonische und schriftliche Betreuung von Eigentümer:innen und Mieter:innen
• Bearbeitung und Koordination eingehender Anliegen und Schadensmeldungen
• Organisation, Beauftragung und Überwachung von Reparatur-, Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen
• Einholung und Prüfung von Angeboten sowie Koordination von Handwerksbetrieben und Dienstleistern
• Überwachung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
• Pflege von Objekt-, Eigentümer-, Mieter- und Vertragsdaten
• Bearbeitung von Mietverträgen, Vertragsänderungen und Kündigungen sowie Begleitung von Mieterwechseln und Objektübergaben
• Prüfung eingehender Rechnungen und vorbereitende Buchhaltung
• Unterstützung bei Hausgeld- und Betriebskostenabrechnungen
• Vor- und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen sowie Nachverfolgung gefasster Beschlüsse – die Versammlungen selbst führt die Verwaltung
• Allgemeine kaufmännische, administrative und organisatorische Tätigkeiten

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Immobilienbereich
• Berufserfahrung in der Hausverwaltung (WEG- und/oder Mietverwaltung) – darauf legen wir Wert
• Kenntnisse im Miet- und Wohnungseigentumsrecht von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit einer Hausverwaltungssoftware von Vorteil
• Offenheit für digitale Prozesse: Bei EKS steht die Umstellung auf eine neue Verwaltungssoftware an
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten
• Freundliches, professionelles Auftreten und gute schriftliche wie mündliche Kommunikationsfähigkeit
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit

Was wir bieten

• Unbefristete Anstellung in Teilzeit – die Wochenstunden stimmen wir individuell mit dir ab (z. B. 30 Stunden, Montag bis Freitag 09:00–15:00 Uhr)
• 13. Monatsgehalt
• 1–2 Tage Homeoffice pro Woche nach der Einarbeitung
• Tankkarte für berufliche Fahrten
• Geregelte und planbare Arbeitszeiten
• Strukturierte Einarbeitung und ein kollegiales, wertschätzendes Team vor Ort
• Eigenverantwortliches Arbeiten und kurze Entscheidungswege
• Vielseitige Aufgaben in der WEG- und Mietverwaltung
• Moderne Tools und digitale Prozesse durch die Novumstate-Gruppe – die Umstellung auf eine neue Verwaltungssoftware steht an
• Möglichkeiten zur fachlichen Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
• Die Verlässlichkeit eines etablierten, inhabergeführten Unternehmens mit dem Rückhalt einer wachsenden Gruppe