Immobilienverwaltung Jens Hoffmann

Stellenbeschreibung

Mitarbeiter/in (m/w/d) für die kaufmännische Verwaltung in einem Immobilienbüro

• Arbeitszeit: 35 Stunden pro Woche
• Arbeitsort: Immobilienbüro
• Beschäftigungsart: Teilzeit / Vollzeit mit 35 Wochenstunden

Ihre Aufgaben

In dieser Position unterstützen Sie unser Immobilienbüro bei den laufenden kaufmännischen und organisatorischen Tätigkeiten. Zu Ihren wesentlichen Aufgaben gehören insbesondere:

• Erstellung und Bearbeitung von Abrechnungen, insbesondere Betriebs-, Nebenkosten- und sonstigen Objektabrechnungen
• Prüfung und Aufbereitung von abrechnungsrelevanten Unterlagen und Belegen
• Betreuung und Bearbeitung von Versicherungsfällen, einschließlich Schadensaufnahme, Korrespondenz mit Versicherungen, Mietern, Eigentümern und Dienstleistern sowie Nachverfolgung der Schadensregulierung
• Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung
• Prüfung, Zuordnung und Aufbereitung von Rechnungen und Belegen für die Buchhaltung
• Pflege und Kontrolle von Konten, Stammdaten und buchhalterischen Unterlagen
• Unterstützung bei der Überwachung von Zahlungsvorgängen und offenen Posten
• Allgemeine kaufmännische und administrative Tätigkeiten im Rahmen der Immobilienverwaltung
• Schriftliche und telefonische Korrespondenz mit Mietern, Eigentümern, Handwerkern, Dienstleistern, Versicherungen und Geschäftspartnern
• Bearbeitung und Ablage von Dokumenten sowie Pflege der digitalen und analogen Akten
• Termin- und Fristenüberwachung
• Allgemeine Büroorganisation und alle im täglichen Bürobetrieb anfallenden, verkehrsüblichen Tätigkeiten
• Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Immobilien, Hausverwaltung, Büromanagement oder Buchhaltung
• Berufserfahrung in der Immobilienverwaltung oder einer vergleichbaren kaufmännischen Tätigkeit von Vorteil
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Gute Kenntnisse im Umgang mit Zahlen und ein sorgfältiger, strukturierter Arbeitsstil
• Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
• Selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise
• Freundliches und verbindliches Auftreten im Umgang mit Mietern, Eigentümern, Versicherungen und Geschäftspartnern
• Diskretion und sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Unterlagen

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem etablierten Immobilienbüro
• Eine 35-Stunden-Woche
• Einen vielseitigen Aufgabenbereich mit eigenständigen Tätigkeiten
• Ein angenehmes und kollegiales Arbeitsumfeld
• Kurze Entscheidungswege und eine persönliche Arbeitsatmosphäre
• Eine sorgfältige Einarbeitung in die bestehenden Arbeitsabläufe

Arbeitszeit

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 35 Stunden. Die konkrete Verteilung der Arbeitszeit wird im gegenseitigen Einvernehmen und unter Berücksichtigung der betrieblichen Erfordernisse festgelegt.